سيستم اطلاعاتي كيفيت (Quality information system)

سيستم اطلاعاتي كيفيت از جمله موضوعاتي است كه تعداد مقالات نوشته شده با اين عنوان بسيار  نادر مي‌باشد و حتي در اينترنت و مجلات لاتين نيز كمتر منبعي با اين عنوان ديده مي‌شود. واقعيت اين است كه علي‌رغم نام كيفيت در اين عنوان،معناي كيفيت بسيار جامع‌تر از مواردي است كه در سيستم‌هاي كنترل  و تضمين كيفيت با آنها روبه‌رو مي‌شويم.

سيستم اطلاعاتي كيفيت(QIS)

در حقيقت،QIS يك سيستم مديريت اطلاعات مختلف با سطح عملكردي بالا در كليه حوزه‌هاي تجارت مي‌باشد كه با استفاده از منابع مختلف موجود در سازمان، نمايي منحصر بفرد از وضعيت پردازش‌ها، محصولات، كيفيت و محيط ارائه می دهد .

به عبارتي ديگر، درست مثل سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت ، QIS يك سيستم كامپيوتري است كه قابليت ذخيره‌سازي و پردازش مقادير بالاي اطلاعات و بهره‌برداري از آنها را بر عهده دارد. يك سيستم اطلاعات مديريت، اطلاعات مربوط به فروش، پيش‌بيني فروش، سفارش‌هاي خريد، طرح‌هاي توليدي، اطلاعات موجودي و غيره را شامل مي‌شود. بر اساس اطلاعات MIS، گزارش‌هاي مفيدي در زمينه تأمين نيازمندي‌هاي اطلاعاتي مديريت (تخمين‌هاي مالي و تصميم‌گيري‌هاي مؤثر و به موقع)، توسط QIS تهيه مي‌شود. منتها نكته ويژه‌اي كه در QIS  مطرح مي‌شود، اين است كه برخلاف سيستم اطلاعاتي مديريت، يك سيستم اطلاعاتي كيفيت، بر مدار داده‌هاي مرتبط با كيفيت استوار است.

مفهوم كيفيت در اينجا به معناي تماميت آن نكاتي است كه براي يك مدير ارشد، مياني و يا عملياتي اهميت دارد. تمام آنچه براي يك مدير اهميت دارد و تمام معيارهايي كه مدير بر مبناي آنها، به اداره سيستم تحت حيطه خود و تصميم‌گيري در موارد خاص مي‌پردازد،عملاً توسطQIS  مشخص مي‌شود (حتي اگر به ظاهر QIS اي موجود نباشد، درست مثل ايزو كه پيش از ظهور آن، تا حدودي از نظر مفهومي و اجرايي توسط بعضي سازمان‌ها رعايت مي شد). فرض بگيريد مدير سازماني هستيد و قسمتي از كنترل‌هاي آماري خود را به بخش خاصي مثل حسابداري واگذار كرده‌ايد و آنها مسؤول گزارش دادن در بازه‌هاي زماني خاص به شما مي‌باشند. همين طور واحد ديگري مثل فروش، توليد و غيره مسؤول گزارش‌دهي به شما در موارد مورد نظر هستند. هر يك از اين گزارش‌ها به عنوان يكي از اجزاي سيستم QIS  شما محسوب مي‌شوند.

با اين تعاريف مي‌توان در يك كلام QIS  را چنين تعريف كرد :    QIS=MIS+TQM       

وظايف كليدي QIS چيست؟

2ـ تعريف مشكلات كليدي و عمليات اصلاح‌كننده عيوب.

(يادگيري از مشكلات گذشته و كمك به توليد راه‌حل‌هاي جلوگيري‌كننده از مشكلات بالقوه).

3ـ پشتيباني از فعاليت‌هاي مديريت كيفيت، مانند بهبود مستمر.

مزيت سيستم اطلاعاتي كيفيت

بر مبناي تجارب گسترده انجام شده در تضمين كيفيت، سيستم‌هاي مختلفي طراحي شده‌اند كه ويژگي مشخص آنها «root-cause-driven»  مي‌باشد.

كليه داده‌هايي كه سيستم جمع‌آوري مي‌كند و يا گزارش‌هايي كه ارائه مي‌دهد، نه تنها اطلاعات مربوط به وضعيت سازمان را نمايش مي‌دهد، بلكه نمايانگر روندي براي بهبود مستمر محصولات، خدمات و پردازش‌هاي عملكردي مي‌باشد.

سيستم QIS  قادر خواهد بود كه موارد زير را تأمين نمايد:

1ـ تعريف كيفيت عملكرد جاري

2ـ تعريف فرصت‌هاي عمده بهبود

3ـ شناسايي مشكلات ريشه‌اي

قدرت منحصر به فرد QIS ، توانايي اين سيستم در موارد زير است:

1ـ بررسي اطلاعات گذشته

2ـ بهبود مستمر

3ـ پيشگويي عملكرد آينده

4ـ تهيه گزارش (آنچه از گذشته آموخته‌ايم)، به منظور جلوگيري از وقوع مشكلات محتمل

Qis  تسهيلات مختلفي را براي دريافت اطلاعات هم از طريق keyboard   و هم ساير گزينه‌ها مثل،scanner  هاي online، سيستم‌هاي كنترل فرايند و سيستم‌هاي توليد، ارائه مي‌دهد.

توانايي‌هاي آماري QIS، داده‌ها را به فرم‌هاي گوناگوني كه واقعيت‌هايي را براي تصميم‌گيري در كليه سطوح فراهم مي‌سازد، تبديل مي‌كند.

ابزارهاي QIS شامل مجموعه‌اي از چارت‌هاي كنترل فرايند آماري (مبتني بر spc)، به همراه آلارم‌هاي كنترل فرايندspc، آناليز كوتاه‌مدت نتايج مطابقت‌ها و عدم تطابقات محصول، آناليز ميان‌مدت محصول و فرايند، آناليز بلندمدت ثبات فرايند،كاهش تغييرات و بهبود فرايند است. البته همه گزارش‌هاي فوق جهت تضمين فهم سريع و كامل نتايج سيستم موجود، به صورت كاملاً گرافيكي و نيزon_line   مي‌باشند.

QIS  هاي موجود : در حال حاضر دو نوع كاربرد (Application) نرم‌افزاري تضمين كيفيت در بازار وجود دارد:

1ـ نرم‌افزارهاي نوعيMRPII  ، مانند BPCS يا  PeopleSoft؛

2ـ نرم‌افزارهاي آماري (SPC، كنترل فرايند آماري)، مانند MINITAB؛

متأسفانه اين كاربردهاي نرم‌افزاري، به عنوان يك سيستم اطلاعاتي كيفيت، عملكرد مشخصي ندارند.

نرم افزار MRPII كه نيازمندي‌هايMRP  را برآورده كرده و از نقطه نظر كيفيت، تنها مقادير غير مورد انتظار سيستم  را نمايان مي‌سازد، بسياري از جوانب سيستم عملياتي و پردازش‌ها را مورد توجه قرار نمي‌دهد. يك اشكال بسيار مهم اين نوع نرم‌افزارها اين است كه بسياري از جوانب كيفي  سيستم را در نظر نمي‌گيرد و تنها به بررسي و گزارش‌دهي در مورد وضعيت كنوني سيستم، بدون ارائه راه‌حل مي‌پردازد.

در يك كلام اين نوع نرم‌افزارها به اندازه كافي كه هم وضعيت را نمايش دهند و هم راه‌حل ارائه دهند، هوشمند نيستند.

به همان صورت نرم‌افزارspc  نيز تنها بر محاسبات آماري توجه دارد.

اين نرم‌افزار در حقيقت يك سيستم اطلاعاتي نيست و درست مثل MRPII  قابليت تعريف و طراحي فرصت‌هاي بهبود را (با توجه به مشكلات گذشته سيستم) ندارد.

طراحي QIS

طراحي QIS  را مثل تمام سيستم‌هاي اطلاعاتي، از چند منظر مي‌توان انجام داد:

مي‌توان مثل ساير سيستم‌هاي اطلاعاتي كه 5 زير‌سيستم (سيستم اطلاعات حسابداري، سيستم اطلاعات مديريت، سيستم پشتيباني تصميم‌گيري، سيستم اتوماسيون اداري، سيستم هوشمند ) را جزء ذاتي سيستم‌هاي اطلاعاتي مي‌دانند،طراحي QIS  را نيز بر مبناي همين نگرش قرار داد. هر چند شكي نيست كه رعايت اين ديد در تمامي سيستم‌هاي اطلاعاتي ضروري است، اما آنچه در طراحي، مهم‌ترين گام را تشكيل مي‌دهد، تعيين يك مدل كلي براي QIS  هاست. مراحل طراحي سيستم اطلاعاتي كيفيت عبارتند از:

فاز 1) امكان‌سنجي (كه حتي شامل DFD جزيي نيز مي‌شود)

مرحله 0: امكان‌سنجي

تعريف مسأله: در آن مقايسه‌اي بين نيازمندي‌ها و وضعيت موجود به عمل مي‌آيد.

انتخاب گزينه‌هاي امكان‌سنجي .

ارائه گزارش امكان‌سنجي

فاز 2) تحليل نيازها

مرحله 1: بررسي محيط فعلي (همان فعاليت‌هاي امكان‌سنجي منتها با شرح جزييات بيشتر)

پي‌‌ريزي چهارچوب تحليل

بررسي و تعريف نيازها (نيازمندي‌هاي سيستم جديد)

بررسي فرايندهاي موجود

بررسي داده‌هاي موجود

ترسيم تصوير منطقي خدمات موجود

ارائه نتايج بررسي

تعريف گزينه‌هاي سيستم كاري (برآورد هزينه، برنامه زمانبندي، محدوديت‌هاي فني، سازمان فيزيكي، آموزش نيازمندي‌ها، منافع و تأثيرات بر روي سازمان)

انتخاب گزينه‌هاي سيستم كاري

تعريف نيازها

فاز 3 ) تعيين مشخصات نيازمندي‌ها(تعريف كامل نيازمندي‌ها)

تعريف سيستم پردازش مورد نياز

توسعه مدل داده مورد نياز

استخراج كاركردهاي سيستم

بهكرد مدل داده مورد نياز

تهيه نمونه‌هاي مشخصات

توسعه مشخصات پردازش

تأييد اهداف سيستم

ارائه مشخصات نيازمندي‌ها

فاز 4) مشخصات سيستم منطقي

تعريف گزينه‌هاي فني (محيطي كه سيستم در آن كار خواهد كرد. پيكره‌بندي سخت‌افزاري  و نرم‌افزاري، راهبردهاي توسعه، روابط درون‌سازماني، كاركرد سيستم)

انتخاب گزينه‌هاي فني

تعريف فاز طراحي فيزيكي

تعريف محاوره‌هاي كاربر

تعريف پردازش‌هاي بهنگام‌سازي

ارائه طراحي منطقي سيستم جديد

فاز 5) طراحي فيزيكي

آمادگي براي طراحي فيزيكي

ارائه طراحي فيزيكي داده

ارائه نقشه كاركرد اجزاي سيستم

بهينه كردن طراحي فيزيكي داده

تكميل مشخصات كاركردي

منسجم كردن واسط پردازش داده

ارائه طراحي فيزيكي

ارائه مدلي براي QIS

بر مبناي مطالب فوق، دانستيد كه عملاً سيستم QIS‌  يك سيستم نرم‌افزاري است كه به صورت يك بسته نرم‌افزاري (Package) توسط شركت‌ها خريده مي‌شود. بنابراين هر سيستمي بر مبناي يك نگاه خاص طراحي و اجرا شده است.

اما آيا سيستمQIS  شركتA  نيازمندي‌هاي سازمان شما را برآورده خواهد ساخت؟ چطور مي‌توان فهميد كه اين سيستم مورد نظر شماست؟ اگر تصميم  بر طراحي يك QIS خاص براي سازمان داشته باشيد، بر چه اساسي بايد فازهاي طراحي سيستم را طي كنيد؟ اينجاست كه وجود مدلي جامع براي كليه QIS ها ضروري است.

بر مبناي تحقيقات انجام شده، كليه نيازمندي‌هاي QIS را مي‌توان در قالب 7 زير‌سيستم  قرار داد كه عبارتند از:

 
1-SPC.NET(Statistical process control.net)

2-DCS(Document control system)

3-GMS(Gauge management system)

4-PCMS(production condition monitoring management system)

5-TMS(Training management system)

6-SMIS(Supplier management information system)

7-COQS(Cost of quality system)

تهیه کننده : شهلا قبادي.كارشناس مهندسي صنايع

ویرایش کننده : حسین طیّّبا