مديريت اطلاعات گزينش نيروي انساني
نويسنده : خوشوقتي، آرمين
چكيده
در اين مقاله جمع‌آوري اطلاعات پرسنلي از داوطلبان استخدام از بعد ميزان، نوع، زمان مناسب، نحوه ثبت، نگهداري، روزآمدسازي و پردازش در مراحل مختلف گزينش، مصاحبه و استخدام مورد بررسي قرار مي‌گيرد.
كليدواژه : گزينش؛ نيروي انساني؛ مصاحبه؛ استخدام؛ اطلاعات پرسنلي؛ اطلاعات كاركنان
1- مقدمه
يكي از اركان نظام جامع امور اداري، ركن منابع انساني و از جمله فرآيندهاي اين ركن نيز «گزينش نيروي انساني» است و در اين نوشتار به مبحث مديريت اطلاعات در گزينش نيروي انساني مي‌پردازيم.
در اغلب سازمان‌ها به هنگام استخدام و گزينش نيروي انساني، فرم‌هاي خاصي جهت كسب حداقل اطلاعات شخصي داوطلبان استخدام، تهيه شده‌اند. هر چند اين نكته عموميت ندارد ولي كسب يا در اختيار داشتن اطلاعاتي كه از صحت آنها اطمينان نداريم، نه تنها كمكي به سازمان نمي‌كند بلكه موجب گمراهي سازمان نيز مي‌شود.
به منظور جلوگيري از انحراف اطلاعات در ابتدا بايد ديد كسب اطلاعات پرسنلي به چه منظور انجام مي‌شود؟ كسب اطلاعات پرسنلي قاعدتاً بايد طي چندين مرحله انجام گيرد. سپس در مرحه تنفس يا در زمان تصميم گيري براي استخدام، كليه اطلاعات در كنار هم قرار داده شوند تا امكان بهره‌برداري از آنها ميسر گردد.
2- مرحله نخست جمع‌آوري اطلاعات
در اين مرحله يكسري از حداقل اطلاعات براي شناخت داوطلبان استخدام لازم است. متأسفانه كم نيستند سازمان‌هايي كه در همين مرحله نيز مايل هستند تمامي اطلاعات داوطلبان اعم از مشخصات فردي و خانوادگي، تحصيلات، تجارب كاري، سوابق علمي و تأليفات و غيره را جملگي در يك فرم و در مرحله قبل از مصاحبه استخدامي كسب كنند.
اين كار اولاً كمكي به سازمان نمي‌كند چرا كه كمتر مصاحبه‌كننده‌اي توانايي به خاطر سپردن تمامي اين حجم اطلاعات متنوع از ده‌ها داوطلب استخدام را دارد و در ضمن اگر بر فرض محال توانايي اين كار را هم داشته باشد تنوع و حجم اين اطلاعات موجب كاهش قدرت تجزيه و تحليل مصاحبه كننده مي‌شود كه در هر صورت منتهي به تنزل كيفيت فرآيند گزينش نيروي انساني مي‌گردد.
ثانياً در صورت عدم جذب بسياري از داوطلبان (كه بدليل محدوديت ظرفيت‌ها)، طبيعتاً تعداد قابل توجهي از داوطلبان در اغلب موارد استخدام نمي‌شوند و اين موضوع (يعني كسب تمامي اطلاعات اشاره شده در اين مرحله) موجب اعتراض بحق داوطلبان مي‌شود.
به منظور جلوگيري از بروز اين گونه مسائل پيشنهاد مي‌گردد كه سازمان، در مرحله انتخاب اوليه از بين داوطلبان، به اطلاعاتي شامل اطلاعات فردي، تحصيلات، تجارب و سوابق كاري، سوابق علمي و شرايط اختصاصي بسنده نمايد. براي جلوگيري از اتلاف وقت داوطلبان و سازمان، پيشنهاد مي‌گردد بلافاصله پس از تكميل فرم اطلاعات اوليه، در صورتيكه بنا به تشخيص واحد متولي گزينش نيروي انساني، داوطلب براي احراز سمت مورد نظر مناسب تشخيص داده شد، آزمون‌هاي عمومي هوش و شخصيت از داوطلب بعمل آمده و با در نظر داشتن حداقل نياز جايگاه سازماني مورد نظر، جهت اخذ آزمون‌هاي تخصصي احتمالي توسط واحد يا شخص متقاضي نيروي انساني اقدام گردد و در صورت موفقيت، مجموعه‌اي از اطلاعات اوليه اخذ شده، نظر واحد متولي گزينش نيروي انساني و نتيجه آزمونهاي هوش، شخصيت و آزمون تخصصي، همچنين رتبه هريك از داوطلبان به روي نمودار، به اطلاع شخص يا واحد متقاضي نيروي انساني رسانده شود و در صورت صلاحديد واحد يا شخص مزبور، مصاحبه انجام گردد.
هم‌چنين لازم است در هر صورت، پس از پايان مصاحبه ابتدايي، نتيجه بطور ضمني به اطلاع داوطلب رسانده شود ويا حداقل تأكيد شود كه در صورت نياز حداكثر ظرف مدت مشخصي جهت مصاحبه بعدي از داوطلب دعوت خواهد شد. همچنين لزومي به اطلاع داوطلب از نتيجه آزمونهاي هوش، شخصيت و آزمون اختصاصي نيز نمي‌باشد و در صورت جويا شدن داوطلب نيز ذكر اين نكته كه نتايج بصورت نسبي و مقايسه‌اي مي‌باشد، كفايت مي‌نمايد.
لازم است كليه مراحل بالا در حداقل زمان ممكن و در طي يك جلسه انجام گردد تا موجب اعتراض بعدي داوطلباني كه به استخدام سازمان در نيامده‌اند، نگردد. به اين منظور لازم است واحد متولي گزينش نيروي انساني كليه تلاش خود را مصروف راهبري و اجراي مرتب مراحل فوق نمايد.
3- مرحله مصاحبه استخدامي
پس از مصاحبه اوليه، چنانچه متقاضي نيروي انساني، هر تعداد از داوطلبان را مناسب تشخيص دهد، واحد متولي گزينش نسبت به تكميل مدارك و جمع آوري اطلاعات اين دسته از داوطلبان بصورت متمركز و برگزاري مصاحبه استخدامي اقدام مي‌نمايد.
لازم است در اين مرحله، اطلاعات ثانويه شامل:
مشخصات دقيق شناسنامه‌اي
وضعيت تأهل، مشخصات و سوابق تأهل
تعداد و مشخصات دقيق فرزندان و افراد تحت تكفل
وضعيت مسكن و مشخصات دقيق مربوطه (شامل تملك، آدرس و كروكي) از مدت معيني تا به حال
وضعيت و سوابق تحصيلي و مشخصات دقيق مربوط به زمان و مكان تحصيل
سوابق علمي و آموزشي و مشخصات دقيق مربوط به زمان، مكان، نام استاد يا استاد راهنما يا مسئول گروه آموزشي و دليل نياز به آموزش‌ها سوابق و تجارب شغلي مرتبط و غير مرتبط، با ذكر دقيق مقاطع زماني، مكان، وظايف محوله، اقدامات انجام شده، طريقه آشنايي و علت قطع رابطه استخدامي، نام فرد يا افراد مافوق نام، مشخصات و آدرس معرف يا معرف‌هايي با ذكر مدت، نوع و ميزان آشنايي (ترجيحاً غير منتسب) نام، مشخصات و آدرس بستگان درجه اول همراه با تعهد كتبي و مشروط به بيان واقعيات، از داوطلبان دريافت گردد. همچنين بايد به كليه داوطلبان تصريح گردد كه قطعاً اطلاعات و مدارك ارائه شده، كنترل و جهت احراز توانايي‌هاي شغلي پيرامون ايشان تحقيقاتي صورت خواهد گرفت.
سپس از داوطلبان، توسط مقام مسئول استخدام سازمان، مصاحبه بعمل آمده و نتيجه به واحد منابع انساني اعلام مي‌گردد. هر چند اطلاعاتي كه بلافاصله قبل از مصاحبه استخدامي اخذ مي‌گردد، داراي دقت تقريباً زيادي هستند ولي براي رفع سوء تفاهم بعدي بهتر است كليه اطلاعات قبل از اعزام داوطلب به مصاحبه نهايي، بوسيله واحد متولي گزينش و همراه با داوطلب كنترل شده و مجدداً نظر مشورتي واحد متولي گزينش در فرم كسب اطلاعات قيد گردد.
4- مرحله استخدام
هر چند به لحاظ محدوديت قوانين كار و تامين اجتماعي و مقررات تبعي، شروع بكار آزمايشي داوطلب قبل از استخدام رسمي و انعقاد قرارداد توصيه نمي‌شود. چنانچه بنا به نياز سازمان، داوطلب بلافاصله پس از طي مراحل گزينش مشغول بكار گردد لازم است حداقل ظرف مدت 10 روز نسبت به تحقيق در خصوص صحت مدارك، سوابق و اظهارات داوطلب اقدام و نتيجه به اطلاع مقام مسئول استخدام سازمان برسد. در اينصورت پيشنهاد مي‌گردد در صورت مواجهه با موارد متناقض با اظهارات داوطلب يا مخالف مقررات سازمان، ضمن اطلاع فوري به واحد متقاضي نيروي انساني، موضوع با داوطلب در ميان گذاشته شده و حل و فصل گردد كه البته اين موضوع منحصراً به سياستهاي سازمان و سبك مديريت منابع انساني سازمان مرتبط مي‌باشد.
در پايان، لازم است اطلاعات ثانويه مستخدم و سوابق تحقيقات گزينش، در پرونده محرمانه پرسنلي و مجزا از اطلاعات پرسنلي كاركنان كه احتمالاً در اختيار مديران و سرپرستان قرارداده مي‌شود، نگهداري گردند. همچنين لازم است اطلاعات اوليه نيز بصورت ادواري روزآمد شده و در اختيار سرپرستان يا مديران مربوطه قرار گرفته و سپس در پرونده پرسنلي كاركنان نگهداري گردد.
1. انتخاب
تعريف : انتخاب مرحله‌اي از مديريت منابع انساني است براي پذيرفتن يا رد تقاضاهاي مراجعين و متقاضيان كار، بطوري كه شايسته‌ترين، مناسب‌ترين و با استعدادترين آنها برگزيده و تعيين شوند.
شرح : انتخاب مرحله‌اي است براي پذيرفتن يا رد تقاضاهاي مراجعين و متقاضيان كار، بطوري كه شايسته‌ترين، مناسب‌ترين و با استعدادترين آنها برگزيده و تعيين شوند. اين كار تكميل‌كننده مرحله كارمنديابي است. به بيان د....
2. بكارگماري (Staffing)
تعريف : كل وظيفه مربوط به انجام امور مربوط به نيروي انساني در سازمان شامل جذب، استخدام، آموزش، فراهم‌آوري و نگهداشت شرايط كاري مناسب.
شرح : بكارگماري يكي از وظايف مديريت است. مديريت منابع انساني نيز حوزه‌اي است كه در وظيفه بكارگماري مي‌گنجد.
3. كارمنديابي
تعريف : كارمنديابي، فرايندي است كه به وسيله آن كساني كه به نظر مي‌رسد توانايي بالقوه‌اي براي عضويت در سازمان و انجام دادن وظايف محوله دارند شناسايي مي‌گردند و موجبات جذب آنها به سوي سازمان فراهم مي‌شود.
شرح : كارمنديابي يك فرايند واسطه‌اي است؛ يعني طي اين فرايند كساني كه جوياي كارند (متقاضيان كار) و كساني كه خواهان نيروي كارند (استخدام‌كنندگان) براي نخستين بار با يكديگر روبرو مي‌شوند تا طي فرايند بعدي (انت....
4. امور اداري (Administration)
تعريف : فعاليت‌هاي مديريتي كه بر دفترداري و كنترل اداري تمركز مي‌كنند.
5. امور منابع انساني (Human Resources Affairs)
تعريف : كليه امور مربوط به مديريت منابع انساني شامل جذب، استخدام، نگهداشت، آموزش، روابط انساني، بازنشستگي و . . .
6. سيستم‌هاي اطلاعات منابع انساني (Human Resources Information Systems)
تعريف : يك سيستم اطلاعات براي جمع‌آوري، ذخيره، نگهداري، بازيابي داده‌هاي مورد نياز يك سازمان از كاركنانش و هم‌چنين براي كمك به برنامه‌ريزي، امور اداري، تصميم‌گيري و كنترل فعاليت‌هاي مديريت منابع انساني.
7. فعاليت‌هاي مديريت منابع انساني (Human Resource Management Activities)
شرح : مديريت منابع انساني شامل انجام فعاليت‌هايي است كه داراي مباني، مفاهيم، فرايندها و ابزارهاي متفاوتي هستند تا حدي كه در سازمان‌هاي بزرگ براي برخي از آنها واحدهاي مستقلي تشكيل مي‌دهند. با وجود تفاوت ماهي....
8. مديريت منابع انساني (Human Resource Management)
تعريف : مقصود از مديريت منابع انساني سياست‌ها و اقدامات مورد نياز براي اجراي بخشي از وظيفه مديريت است كه با جنبه‌هايي از فعاليت‌ كاركنان بستگي دارد، به ويژه براي كارمنديابي، آموزش دادن به كاركنان، ارزيابي عمل....