برآورد هزينه هاي آموزش الکترونيکي

مقدمه

سؤالي که همواره در ارتباط با تهيه پروژه هاي آموزش الکترونيکي مطرح مي شود اين است که انجام يک پروژه چقدر هزينه خواهد داشت؟ پاسخ به اين سؤال چندان آسان نيست و بسيار شبيه به اين است که پرسيده شود ساخت يک منزل مسکوني چقدر هزينه دارد؟ روشن است که پاسخ به اين سؤال همواره اين است که "بستگي دارد!". زيرا عوامل تعيين کننده هزينه ساخت يک خانه بسيار متنوع هستند مانند لزوم يا عدم لزوم تسطيح زمين، سطح زيربنا، تعداد اتاقها، نقشه و کيفيت مصالح، نوع کف پوشها، نوع و تعدادکمدها و کابينت ها، نوع محوطه سازي حياط وحتي جدول زماني ساخت (آيا يک پروژه فوري است و بايد در يک محدوده زماني کوتاه به اتمام برسد يا خير). به شيوه مشابه، هزينه اجراي يک پروژه آموزش الکترونيکي نيز به عوامل مختلفي بستگي دارد. عوامل مؤثر در هزينه اجراي يک پروژه آموزش الکترونيکي براي پيش بيني بودجه لازم براي اجراي يک پروژه آموزش الکترونيکي بايد حداقل به سؤالات زير پاسخ داده شود: نحوه ارائه دوره آموزش الکترونيکي مورد نظر چگونه است؟ از طريق CD-ROM است يا وب؟ اگر از طريق وب است، براي چه پهناي باندي بايد طراحي شود؟ موضوع دوره آموزشي چيست؟ مدت زمان پيش بيني شده براي اتمام دوره توسط يک دانشجوي متوسط چقدر است؟ يا براي تدريس موضوع درس به چند صفحه وب نياز است؟ آيا در پروژه مورد نظر از صوت، فيلم، تصاوير متحرک، نمودار وگرافهاي پيچيده استفاده خواهد شد؟ نابع درسي چگونه تأمين خواهند شد؟ آيا متون درسي از پيش آماده شده اند؟ آيا دسترسي به متخصصين در زمينه مورد نظر به راحتي امکان پذير است؟ آيا در پروژه امکان ارتباط متقابل با دانشجو در نظر گرفته شده است يا خير؟ پروژه بايد چه زماني شروع و چه زماني تکميل و ارائه شود؟ آيابراي انجام پروژه به خدمات خاص از قبيل برنامه نويسي، تهيه کليپ هاي صوتي و تصويري، کنترل کيفيت، بسته بندي و تکثير (اگر بر روي CD-ROM باشد) نياز است؟ به کمک اطلاعات فوق مي توان بطور تقريبي بودجه مورد نياز براي انجام پروژه را تخمين زد. هرچند که براي محاسبه و پيش بيني دقيقتر هزينه نياز به اطلاعات جزئي تري مي باشد. تخمين سرانگشتي هزينه انجام يک پروژه آموزش الکترونيکي هرچند پاسخ به اين سؤال که اجراي يک پروژه آموزش الکترونيکي چقدر هزينه دربر خواهد داشت چندان ساده نيست، اما روشهايي وجود دارد که با استفاده از آن مي توان تخميني سرانگشتي از اين هزينه ها بدست آورد. معمول ترين روش تخمين هزينه ها بدين صورت است که گفته مي شود براي ساخت يک ساعت برنامه آموزشي چند رسانه اي براي ارائه از طريق CD-ROM تقريبا" به 600 نفرساعت کار نياز است که شامل تمام مراحل تهيه از قبيل طرح درس، صوت و تصوير، برنامه نويسي، کنترل کيفيت و مديريت پروژه مي باشد. براي تهيه برنامه مشابه اما بدون استفاده از صدا و تصوير، (مناسب براي وب) کار مورد نياز حدود 300 نفرساعت يعني نصف حالت قبل تخمين زده مي شود. بيشتر ارائه دهندگان خدمات آموزش الکترونيکي در آمريکا، براي هرساعت کار 100 تا 125 دلار دريافت مي کنند. بنابراين تهيه يک CD-ROM آموزشي چند رسانه اي يک ساعته، بين 60 تا 75 هزار دلار هزينه دربردارد و هزينه تهيه يک ساعت برنامه آموزشي بدون صدا و تصوير براي ارائه از طريق وب يا کامپيوتر بين 30 تا 40 هزار دلار خواهد بود. بسياري از تحقيقات صنعتي غير رسمي انجام شده، ارقام فوق را تأييد مي کنند. بعنوان مثال، انجمن آموزش و توسعه آمريکا هزينه تهيه يک ساعت برنامه آموزشي چندرسانه اي را بيش از 65 هزار دلار اعلام کرده است. اشکالات برآورد هزينه از طريق محاسبه ساعت هرچند که قيمت گذاري بر اساس ساعت بسيار معمول و متداول است، اما اين شيوه محاسبه خالي از اشکال نيست. مسئله اساسي اين است که "يک ساعت درسي" واقعا" چيست و چگونه قابل اندازه گيري است؟ از آنجا که در آموزش الکترونيکي سرعت مطالعه توسط دانشجو تعيين مي شود، ممکن است که يک دانشجوي کند، يک برنامه آموزشي يک ساعته را ظرف دوساعت به اتمام رساند، در حالي که دانشجوي ديگري همان مطالب را در مدت نيم ساعت بياموزد. يک برنامه آموزشي خوب، بايد به گونه اي طراحي شده باشد که قابليت انطباق با توانايي هاي دانشجو را داشته باشد. يکي از راههاي حل اين مشکل، پرسيدن سؤالاتي در ارتباط با نکات کليدي مطرح شده در هر بخش از درس پيش از شروع آن است تا در صورتي که دانشجو آن مطالب را بلد باشد، ديگر نيازي به مطالعه آن قسمت نداشته باشد. اين امر مي تواند طول مدت دوره آموزش را براي برخي دانشجويان بسيار کم کند. پيچيدگي مطالبي که قرار است آموزش داده شود و استراتژي آموزشي انتخاب شده عوامل مهي در تعيين تعداد ساعات آموزش مي باشند. طبيعي است که ساخت يک برنامه يک ساعته شبيه سازي جراحي قلب باز نياز به وقت و هزينه بسيار بيشتري نسبت به يک برنامه ساده آموزش مقدماتي ويندوز دارد. بسياري از کارهاي طراحي و نوشتن برنامه هاي کامپيوتري مورد نياز براي يک دوره آموزش الکترونيکي يک ساعته يا 20 ساعته يکسان است. مانند طراحي صفحه عنوان، صفحه ورود دانشجو و همچنين طراحي اينترفيس گرافيکي که کاربر بايد با آن کار کند. بنابراين، اشتباه است که بگوييم چون ساخت يک دوره آموزشي يک ساعته 60 هزار دلار هزينه دارد، پس هزينه ساخت يک دوره چهار ساعته 4 برابر يعني 240 هزار دلار خواهد بود. چون هرچه تعداد ساعات برنامه آموزشي بيشتر باشد، هزينه متوسط هرساعت کاهش مي يابد. روش قيمت گذاري ديگري که مي توان به جاي روش ساعتي از آن استفاده کرد، قيمت گذاري بر اساس تعداد صفحات است. بسياري از توليدکنندگان برنامه هاي آموزشي چندرسانه اي به ازاي 120 تا 150 صفحه يا "فريم"، 60 هزار دلار دريافت مي کنند. اما اشکالاتي که در روش قيمت گذاري بر اساس زمان آموزش وجود داشت، در اينجا هم وجود دارد. يک صفحه واقعا" شامل چقدر اطلاعات است؟ اگر در يک صفحه يک کليپ صوتي 30 ثانيه اي و در صفحه ديگر يک کليپ ويديوئي 5 دقيقه اي پخش شود، آيا هزينه تهيه هردو به يک اندازه است؟ آيا منوها، صفحات راهنماي مطالعه، فهرست اصطلاحات و امثال آن در شمارش تعداد صفحات بايد محاسبه شوند؟ صفحاتي که داراي سؤالات تعاملي هستند و دانشجو پاسخ خود را در آن مي نويسد و سپس صفحه ديگري به نمايش در مي آيد که نتيجه را به وي نشان مي دهد چگونه بايد محسوب شوند؟ يک صفحه، دوصفحه يا سه صفحه؟ قيمت گذاري ساده تنها بر اساس ساعت يا تعداد صفحات بسياري از پارامترهايي را که تنها در حين يا پس از اتمام يک پروژه نمايان مي شوند را بخوبي پوشش نمي دهد. درچنين برآوردهاي خامي، عواملي مانند کيفيت آموزش، تعداد تصاوير، گرافها و کليپ هاي صوتي و تصويري بخوبي قابل محاسبه نيستند. غالبا"، پروژه هاي آموزشي مبتني بر تکنولوژي که بر اساس يک پروپوزال سه صفحه اي تصويب و اجرا مي شوند، کاملا" منطبق با آنچه در ذهن کارفرما بوده است از آب در نمي آيد و کارفرما ممکن است به دفعات درخواست اعمال تغييراتي در برنامه ساخته شده را بنمايد. مثلا" ممکن است کارفرما انتظار قابليت تعاملي بسيار بيشتري نسبت به آنچه اجرا شده را در ذهن داشته باشد يا انتظار داشته باشد که از امکانات چند رسانه اي به ميزان خيلي بيشتري استفاده شود. اين امر موجب کاهش سود توليد کننده مي شود و احساس مي کند که پروژه بايد مجددا" قيمت گذاري شود. چگونه يک پروژه بايد قيمت گذاري شود؟ برنامه هاي آموزشي مبتني بر تکنولوژي، مستلزم استفاده از بسياري افراد با تخصص هاي مختلف مانند برنامه نويسان، نويسندگان، هنرمندان، متخصصين صوتي و تصويري و مديران پروژه است. دقيقترين روش محاسبه هزينه يک پروژه، محاسبه کليه قسمتهاي آن و تخمين تعداد ساعات کار هريک از اعضاي تيم است. با بدست آوردن اين ساعات و ضرب آن در نرخ دستمزد هر ساعت کار هريک از متخصصين فوق، هزينه تمام شده پروژه بدست مي آيد. روشهاي ارزيابي طرح هاي آموزش الکترونيکي مانند ساير مؤسسات و بنگاههاي اقتصادي، مؤسسات ارائه دهنده دوره هاي آموزش الکترونيکي نيز لازم است اطلاعات دقيقي در مورد هزينه ها و منافع اقتصادي انجام اين پروژه ها داشته باشند. براي اين منظور، روشهاي متفاوتي وجود دارد که در اينجا به مهمترين آنها اشاره مي شود: نسبت هزينه- منفعت نسبت هزينه- منفعت روش ساده اي براي محاسبه نرخ بازده سرمايه گذاري در برنامه هاي آموزش الکترونيکي است و نشان مي دهد که هر ريال سرمايه گذاري در اين زمينه چند ريال بازدهي خواهد داشت. روش محاسبه اين نسبت بصورت زير است: که در آن CBR نشان دهنده نسبت منفعت-هزينه، B نشان دهنده منفعت اقتصادي ناشي از اجراي پروژه آموزش الکترونيکي و C نشان دهنده هزينه هاي اجراي پروژه آموزش الکترونيکي مي باشد. تحليل نقطه سر به سر براي آموزش الکترونيکي انجام يک محاسبه ساده در مورد ميزان صرفه جويي در هزينه ها هرچند که نتيجه آن مثبت باشد نه کافي است و نه بيان کننده همه واقعيت ها است. چون پروژه هاي آموزش الکترونيکي نوعا" بسيار گران قيمت تر از آموزش توسط مدرس هستند و معمولا" پيش از دو تا سه سال از زمان آغاز پروژه، منافع اقتصادي آن مشهود نخواهد بود. استفاده از تحليل نقطه سر به سر، زمان دقيق شروع سود دهي پروژه را نشان خواهد داد. اين روش، همچنين تعيين مي کند که تعداد دانشجويان مي بايست چند نفر باشد تا درآمد هاي حاصله هزينه ها را پوشش دهد و ارائه دهنده خدمات آموزش الکترونيکي به اصطلاح، به نقطه سر به سر برسد. شيوه انجام تجزيه و تحليل نقطه سربه سر براي آموزش الکترونيکي به شرح زير است: که در آنTCE کل هزينه هاي آموزش الکترونيکي، n تعداد کل دانشجويان و CPSE هزينه توزيع آموزش الکترونيکي به ازاي هر دانشجواست در رابطه بالا، TCC کل هزينه هاي آموزش در کلاسهاي سنتي درس، n تعداد کل دانشجويان و CPSC هزينه ارائه آموزش در کلاس هاي سنتي درس به ازاي هر دانشجواست. درنهايت، نقطه سربه سر که در رابطه زير با BEP نشان داده شده است؛ برابر خواهد بود با: محاسبه نرخ بازگشت سرمايه گذاري تجزيه و تحليل نرخ بازگشت سرمايه گذاري که به اختصار ROI خوانده مي شود، يکي از شاخص هاي معروف مالي است که کاربردهاي بسيار زيادي دارد و بيان کننده ميزان بازگشت سرمايه بر حسب درصد بوده و بصورت زير محاسبه مي گردد: که در آن منافع کل با TB ، کل هزينه ها با TC و نرخ بازگشت سرمايه گذاري با ROI نشاد داده شده است. نکته مهم در انجام دقيق تحليل بالا در نحوه تعيين فايده هاي حاصل از آموزش الکترونيکي است. اين منافع کدامند و چگونه بايد اندازه گيري شوند؟ در پاسخ بايد به 5 مورد زير اشاره نمود: 1- کارايي: آموزش موجب افزايش سرعت انجام کارها مي شود. بعنوان مثال، يک متصدي پاسخگويي تلفني به مشکلات مشتريان و خريداران در يک شرکت، پس از گذراندن يک دوره آموزشي، با فراگيري نحوه پرسيدن سؤالات کليدي و نکته هاي مهم در ارتباط با مسائل مطروحه توسط مشتريان؛ مدت هر مکالمه تلفني را کاهش مي دهد و خواهد توانست در هر شيفت کاري به تعداد بيشتري تلفن پاسخ دهد. 2- اثربخشي: آموزش موجب انجام بهتر کارها مي شود. بعنوان مثال، يک مسؤل کارگزيني ممکن است پس از گذراندن يک دوره آموزش نحوه انجام مصاحبه هاي استخدامي، همان اندازه که قبلا" وقت صرف انجام مصاحبه با متقاضيان استخدام مي کرد وقت صرف کند با اين تفاوت که پس از آموزش مي تواند افراد مناسبتري را استخدام کند. 3- اجتناب از هزينه: درصورت استفاده از آموزش الکترونيکي، پولي که ديگر لازم نيست براي مسافرت، اقامت در محلي ديگر و همچنين عدم حضور در سر کار صرف شود به عقيده برخي صاحب نظران نه بعنوان صرفه جويي در هزينه بلکه بعنوان اجتناب از هزينه تلقي مي شود. 4- رضايت مشتريان:نحوه تأثيرگذاري آموزش بر ارتباط بين کارکنان با مشتريان ممکن است در ارتباط با اثربخشي آموزش ارزيابي شود اما اين دو دقيقا" يکي نيستند. زيرا در نتيجه آموزش ، به دليل برخورد مناسب تر و انجام بهتر کارها توسط کارکنان نظر مشتريان در مورد سازمان بهتر شده و موجب جلب بيشتر آنان شود. 5- تحول کاري: ممکن است از طريق آموزش، مطالبي فراگرفته شود که بتواند موجب تغييرات بنيادين و ريشه اي در نحوه عملکرد کارکنان شود. ارزيابي نتيجه اين گونه تغييرات همواره کار آساني نيست.