سيستم هاي پذيرش (بخش دوم و پاياني)

طبقه بندي موضوعي : حقوق فناوري اطلاعات

نويسنده : عارف محمد

مترجم : نازنين كي نژاد

ناشر : همكاران سيستم

تاريخ انتشار : 13/12/1383

جيم مورفي ، تحليل گر ارشد موسسه ي تحقيقاتي AMR ، معتقد است عواملي كه شركت ها را با اين قانون آشتي مي دهد ثبت و نگه داري اطلاعات(اسكن كردن) و استفاده از روش نوري شناسايي ويژگي ها، تحقيق و كشف، دست يابي سريع به اطلاعات موجود و بازيابي آن ها است.

Adobe Acrobat و Michr osoft Sharepoint و Infopath بهترين گزينه هاي موجود براي حفظ و امنيت داده ها هستند. او مي گويد: فرم ها و اطلاعات الكترونيكي مقاوم تر از كاغذهاي اسكن شده هستند و.... سازمان هاي دولتي ايالات متحده از سيستم Adobe استفاده مي كند .

او مي افزايد: امروزه تمام سازمان ها سعي مي كنند دفاتر خود را به ابزارهاي جديدي غير از كاغذ مجهز كنند، اما بيش تر سازمان هاي دولتي هنوز هم از امضاهاي جوهري استفاده مي كنند. روش نوري شناسايي و تشخيص ويژگي ها، روشي مبهم و ناكارآمد در ثبت اطلاعات است.

برخي شركت ها مانند Captiva ، Cofa x و Optika محصولاتي باارزش و گران قيمت براي تشخيص و ثبت داده هاي نامشخص قراردادها و فرم هاي كاغذي طراحي كرده اند.

انجمن نيوهام در لندن در سيستم CRM ( customer relationship management ) خود از روش مديريت اسناد و پرونده ها استفاده مي كند. اين انجمن با به كار بردن روش مديريت پشتيبان Anite اسناد موجود را طبقه بندي مي كند، به اين ترتيب دست رسي به اين اطلاعات سريع تر صورت مي گيرد.

ريچارد استيل ، رييس بخش IT نيوهام، مي گويد: اين انجمن براي اسكن و ديجيتالي كردن پرونده هاي قديمي 20/80 روش گوناگون را به كار برده است. به عبارت ديگر نيوهام در نظر دارد، با استفاده از سيستم بايگاني الكترونيكي، به 4 تقاضا از 5 درخواست بازيابي اطلاعات پاسخ دهد. براي مثال در مورد اطلاعات بايگاني شده از سال 1948 تا 1979، اگر موسسه تمام اين پرونده ها را ديجيتالي كند پاسخ گوي 80% درخواست ها است. اين انجمن تاكنون بيش از 300 هزار پاوند براي تحقق اهداف قانون آزادي اطلاعات هزينه كرده است.

راه حل ديگر استفاده از سيستم هاي مديريت محتوايي فراگير است. Open Text ، سازمان پشتيبان اين نوع مديريت، به تازگي مذاكرات زيادي را با نيروهاي پليس و سازمان هاي محلي درباره ي تامين نيازهاي اين قانون آغاز كرده است.

سخن گوي Open Text مي گويد: سيستم مديريت بايگاني اسناد و پرونده هاي الكترونيكي بايد به طور جدي وارد دنياي اطلاعات شود. Open Text بر اين باور است كه كه فناوري به تنهايي نمي تواند قانون آزادي اطلاعات را محقق كند. براي نيل به مقصود بايد با تركيب فناوري با برنامه اي جامع، انقلابي فرهنگي و آموزشي در اين زمينه ايجاد كنيم .

پليس جنوب يوركشاير رويكرد متفاوتي به اين جريان دارد، تحقق يك برنامه ي مديريت در چرخه ي اطلاعاتي در جهت كاهش 1.1 ميليون پاوندي در هزينه هاي IT در سال 2006.

اين مركز پليس از يك سيستم ضميمه ي ذخيره ي اطلاعات مبتني بر سيستم NS700 EMS در تركيب با ابزار Nas استفاده مي كند.

روي فرانس ، مدير بخش IT مركز پليس يوركشاير، معتقد است كه اين روش مي تواند اطلاعات و هم چنين الكترونامه ها (اي ميل ها) را براي مدت طولاني ذخيره كند. تمام فعاليت اين بخش بر عملكرد و بازيابي سريع نتايج پايه گذاري شده است. روي فرانس بر اين اعتقاد است كه سازمان ها بايد هر سال به بررسي دقيق اطلاعات بايگاني شده ي خود بپردازند.

او مي گويد: ما هميشه سعي مي كنيم تركيب مناسبي از IT و فناوري را در فعاليت هاي خود به كار گيريم. بنابراين در نظر داريم اطلاعات قديمي را با ابزارهاي الكترونيكي جديد ذخيره كنيم، با اين كار ضمن كاهش ضريب اشتباه، امكان دست رسي به اين اسناد را افزايش مي دهيم.

راه حل ديگر ضميمه كردن باركد به اسناد شخصي است. با اين روش رديابي اطلاعات سريع تر امكان پذير است. موسسه ي Portsmouth از اين راهكار استفاده مي كند. اين موسسه با به كاربردن Metastorm (ارتقا دهنده ي نرم افزار) در پي ايجاد سيستمي پاسخ گو به قانون آزادي اطلاعات است.

موسسه ي Portsmouth با ايجاد برچسب هايي براي ذخيره ي الكترونيكي اطلاعات، فعاليت هاي مثبتي براي تحقق قانون ازادي اطلاعات انجام داده است. باب فرانس ، رييس بخش IT موسسه ي Portsmouth معتقد است با حجم عظيم اطلاعات كنوني و پيش رفت فناوري به كارگيري روش هاي قديمي پاسخ گوي نيازهاي شركت ها نيست.

مورفي معتقد است راه هاي زيادي براي آشتي دادن شركت ها با قانون آزادي اطلاعات وجود دارد. 30 سال پيش شركت ها با استفاده از سيستم هاي تصويرسازي اطلاعات را روي كاغذ ثبت مي كردند، اما در زمينه ي ذخيره ي موضوعي داده ها چندان موفق نبودند. البته امروزه تغييرات زيادي در اين زمينه به وجود آمده است. براي مثال مايكروسافت امكانات مديريت اسناد و فرم ها را (هر چند در سطح پايين) در توليدات خود قرار داده است.

تاثير قانون بر مسايل نرم افزاري

مديريت اسناد و بايگاني الكترونيكي

بسياري از سازمان هاي دولتي از قانون آزادي اطلاعات به عنوان امكاني براي نهادينه كردن مديريت اسناد و سيستم هاي آرشيوي (هدف نهايي IT ) استفاده مي كنند. مديران IT معتقدند سازمان ها، براي تحقق كامل اين قانون، بايد به سيستم هاي به روز كردن نرم افزارها و اطلاعات موجود مجهز باشند.

ارتباطات داخلي

بدنه ي اصلي بخش دولتي به دنبال ايجاد ابزارهايي الكترونيك براي انتشار سياست هاي اطلاعاتي خود هستند. در واقع آن ها مي خواهند به مرحله ي جديدي از ارتباطات داخلي برسند.

از بين بردن اطلاعات

مطابق اين قانون اگر يك سند (از اسناد كاغذي و الكترونيكي) حاوي اطلاعات محرمانه باشد، افراد بايد تمام تلاش خود را براي حفظ و از بين نرفتن اين اطلاعات به كار گيرند.

سازمان هايي كه مجبور به نگه داري اطلاعات باارزش و محرمانه هستند، بايد با استفاده از نرم افزارهاي مخصوص اين اسناد را از نابودي حفظ كنند. اين قانون با به كار بردن ابزارهاي دقيق حتا پاك شدن خطوط را از يك فايل Word در نظر مي گيرد.

امنيت اطلاعات و حقوق مربوط به آن

اكنون تلاش بر اين است تا اين قانون به استاندارد امنيتي سازمان ها تبديل شود. اما بايد به اين نكته توجه كنيم كه به جز فناوري و قوانين، قابل اطمينان بودن كاركنان شركت ها از عوامل مهم براي برقراري امنيت اطلاعاتي به شمار مي رود.

قانون آزادي اطلاعات

اين قانون دست يابي تمام افراد جامعه را به اطلاعات موسسات وشركت ها مجاز مي شمرد. سازمان ها بايد در 20 روز به درخواست افراد پاسخ دهند.

سازمان ها براي اطلاعات ارايه شده بايد مدرك و سند داشته باشند و امكان بررسي شخصي را براي افراد فراهم كنند. اطلاعات شامل فرم هاي بايگاني شده، فايل ها، الكترونامه ها (اي ميل ها)، اسناد الكترونيكي، عكس ها، نقشه ها، نوارهاي ويديو و CCTV مي شود