در طي دهه هاي قبل و لزوم استفاده از سيستمهاي نرم افزاري براي شرکتها ، سيستمهاي جـزيره اي و سپس سيستمهاي يکپارچه مورد استفاده قرار گرفتند اما با رشد شرکتها و سازمانهاي بزرگ با حجم پرسنل و محصولات بالا ، سيستمهاي قبلي پاسخگوي نياز مديران اين سازمانها نبودند . نتيجتا نسل جديدي از اين سيستمها با نام سيستمهاي ERP - Enterprise Resource Planing ايجاد گرديدند ، اين سيستمها با تفکري جديد و به وسيله اجراي فرآيندهاي معرفي شده در سيستم عمليات سازمان را انجام مي دهند .
يک سيستم ERP مي کوشد تمام فعاليتها و عملياتهاي مختلف يک سازمان را در يک سيستم يکپارچه نرم افزاري بگنجاند ، شايد مهمترين تفاوتي را که بتوان در خصوص نرم افزارهاي ERP با سيستمهاي يکپارچه ( MIS ) نام برد روال اجراي عمليات در سيستمهاي ERP است ، در سيستم ERP روال توسط فرآيندهاي معرفي شده سيستم دنبال خواهد شد ، در يک سيستم ERP تمام اطلاعات در قالب يک بانک اطلاعاتي مشترک در کليه قسمتهاي مورد نياز مورد استفاده قرار مي گيرند و بخشهاي مختلف سيستم با يکديگر در تعامل مي باشند ( به گردش زير در سيستم توجه نماييد در اين بخش ماژولهاي درخواست کالا / مديريت / انبار / خريد / مالي /حمل و نقل در گير هستند ) :
- درخواست کالا توسط کاربر
- تاييد درخواست کالا توسط مدير بخش
- ارسال درخواست کاربر به بخش کنترل موجودي
- پردازش عمليات در سيستم کنترل موجودي و ارسال کالا به بخش خريد
- ارسال به قسمت کارپردازي
- خريد توسط کار پرداز از طريق مشخص کردن استعلام ، انتخاب فروشنده ، قرار داد
- ورود به سيستم مالي جهت مجوز پرداخت و صدور چک
- دريافت کالا توسط سيستم حمل و نقل
- ورود کالا به انبار
- ارسال به بخش متقاضي
در صورتيکه براي فعاليت موسسه و يا سازمان خود به اين نتيجه رسيديد که به يک ERP نياز داريد توجه داشته باشيد که اجراي اين سيستم با مشکلات خاصي همراه است که در ذيل به برخي از آنها اشاره مي کنم :
(1) تمايل به ادامه روند سنتي :
از مشکلات اصلي سيستمهاي نرم افزاري ( به خصوص ERP ها ) اين است که کارکنان موسسات و سازمانها تمايلي به تغيير روشهاي قبلي خود ندارد و ترجيح مي دهند به صورت سنتي روند کار در موسسه را ادامه دهند . در هر صورت در اجراي نرم افزارها عمدتا امکان ادامه فرآيند بدون تغيير در روند کار افراد در موسسه امکانپذير نيست . اين مورد در تمام سيستمهاي نرم افزاري عموميت دارد ، خصوصا در سيستمهاي ERP که شايد موجب تغييرات عمده اي در سازمان گردد . احتمالا بسياري از پرسنل براي راه اندازي اين سيستم جديد مقاومت مي کنند و به بخش IT سازمان فشار مي آورند که از سيستم قبلي استفاده نمايد و يا سيستم را به شکلي که خود به آن عادت کرده اند تغيير دهند .
(2) پروسه طولاني مدت نصب و اجراي سيستم :
نصب و راه اندازي يک ERP کامل کار آساني نيست ، در صورتي که فروشندگان مدعي نصب چند ماهه اين نرم افزار در موسسه شما شدند شک نکنيد که يکي از موارد زير وجود دارد . به خاطر داشته باشيد که مرحله نصب و راه اندازي يک سيستم ERP بين يک تا سه سال به زمان نياز دارد:
- موسسه و سازمان شما بسيار کوچک است که در اين صورت توصيه مي شود از سيستمهاي ساده تري استفاده نماييد ( سيستمهاي يکپارچه )
- سيستم ERP به صورت کامل ارايه نشده و ناقص است ( مثلا ممکن است شما تنها ماژول حسابداري را درخواست نموده ايد ) که در اينصورت نيز فلسفه استفاده از ERP در سازمان مورد نظر منطقي به نظر نمي رسد .
(3) آموزش به پرسنل :
از مهمترين بخشهاي اجراي يک سيستم ERP آموزش سيستم به کاربران است . اين آموزش تنها در حد آموزش يک نرم افزار جديد نيست ، بلکه در حقيقت آموزش يک نگرش جديد به شيوه انجام کار است که مسلما مستلزم صرف زمان زياد و متعاقب آن صرف هزينه بيشتر نيز مي باشد . توجه داشته باشيد که در صورتيکه پرسنل نتوانند به درستي با سيستم جديد وفق پيدا کنند و از آن استفاده نمايند ممکن است سازمان به سرعت به بحران کشيده شود و کارايي سيستم ERP هر چقدر هم کامل باشد زير سوال برود .
(4) مشاوره :
در حين راه اندازي و اجراي سيستم سعي کنيد از بهترين مشاوران و کارشناسان متخصص استفاده کنيد ، چرا که در صورتيکه مجبور به تغييرات در بخشهاي ديگري از سيستم شويد ضرر بيشتري را متقبل خواهيد شد ، سعي کنيد نيازهاي حال و آينده را در نظر بگيريد . چرا که همانطور که بيان شد سيستم ERP ممکن است دو يا سه سال ديگر در سازمان شما مستقر شود . نکته مهمي که در اين قسمت بايد به آن اشاره شود اين است که مراقب باشيد تا مشاوران و نيازهاي خود را به صورت کامل بشناسيد ( اجتناب از بلند پروازي هاي بيهوده )
(5) تحليل و تبديل داده ها :
در راه اندازي سيستم ERP تبديل داده ها از مهمترين بخشهاي آن است ، بسياري از اطلاعات مشتريان در سيستمهاي قبلي مورد نياز است . تبديل اطلاعات قديم به اطلاعات جديد از بخشهاي مهم و هزينه بر اين پروژه است . اشکال آن جا است که بسياري از داده هاي قبلي نياز به تحليل و تغييرات اساسي دارد و نمي توان به صورت مستقيم از آنها استفاده کرد .
(6) کنترل دقيق سيستم :
کنترل سيستمهاي نرم افزاري از بخشهاي اصلي آن است ، از آنجايي که تست اين سيستمها بيشتر بر مبناي فرآيندها و سناريوها صورت مي گيرد ، نسبت به ساير سيستمها نياز به زمان و هزينه بيشتري دارد . چرا که ضمن کنترل فرمها و موارد جزئي بايد ارتباطات بخشهاي مختلف سيستم به صورت کامل کنترل شود . توصيه مي شود براي تست سيستم ، به جاي استفاده از اطلاعات اشتباه ، يک سيستم کامل را تست کنيد ، يعني اطلاعات کدينگ و اطلاعات پايه بخشهاي مختلف را وارد نماييد و سپس از يک نقطه شروع سفارش تا بخشهاي دريافت و ورود به انبار آنرا کنترل نماييد .
يکي از مهمترين اصول براي کنترل و تست دقيق ERP مستند سازي دقيق کليه فرآيندهاي سيستم است ، چرا که بر اساس همين مستندات سيستم توسط واحد تست کنترل مي شود . پس در سيستمهاي ERP بيش از هر سيستم ديگري به بخش مستندات خود بها دهيد .
(7) سفارشي کردن سيستم :
تمام مواردي که تا اينجاي کار بيان شد راه اندازي و نصب سيستم است ، در صورتي که پس از نصب نياز به تغييرات در بخشهاي سيستم داشته باشيد مشکلات بزرگي پيش روي شما خواهد بود ، که شايد منجر به تکرار تمامي مراحل قبلي شود . از آنجايي که سيستم ERP متصل به هم مي باشد با تغيير يکي از ماژولهاي اوليه احتمال تغيير در قسمتهاي بعدي سيستم نيز وجود دارد . شايد اين بخش از پر هزينه ترين بخشهاي راه اندازي سيستم ERP باشد .
يکي از مشتريان اين سيستمها را در نمايشگاه الکامپ ديدم که براي تغييرات اين چنيني مجبور شده بود تا به دنبال سيستم ديگري باشد !
توصيه مي کنم که حتي الامکان از سفارشي کردن سيستم خودداري کنيد و سعي در استفاده از Best practice نماييد ( مگر در مواردي که شما به عنوان اولين استفاده کننده از اين سيستم هستيد ).
(8) وابستگي به تيم فني و هزينه هاي پشتيباني :
پس از راه اندازي يک سيستم ERP بيش از هر سيستم نرم افزاري ديگري موسسه يا سازمان شما به تيم فني و مجري پروژه نياز خواهد داشت . در طول اين مدت با برگزاري جلسات کارشناسي صورت گرفته و بازديدهاي مجري ، اين تيم درباره فرآيند اجرا بيش از کارکنان شما مطلع هستند . پس از نصب و اجراي مراحل مختلف به اين تيم براي تکميل گزارشات و توسعه سيستم نياز خواهيد داشت .
(9) انتظار برگشت سرمايه :
در صورتيکه از جمله متقاضياني هستيد که انتظار داريد با نصب اين سيستم به سرعت مشکلات سازمان شما مرتفع گردد و اثر خود را بر روي فرآيندهاي مختلف توليد و فروش و ... بگذارد دست نگه داريد ! چرا که پس از نصب سيستم ماهها زمان لازم است تا اجراي فرآيندها به صورت موازي با سيستم قبلي همراه شود تا سيستم مراحل تست نهايي را پشت سر بگذارد .
همچنين در اين قسمت هزينه هاي نصب ، راه اندازي و نگهداري را نيز به خاطر بسپاريد .
اما با وجود تمامي موارد مشروحه دليل اصلي استفاده از سيستم ERP چيست ؟ و چرا سازمانهاي بزرگ ترجيح مي دهند اين سيستم را با تمام مشکلاتي که در پيش رو دارد ، جايگزين کنند ؟
برخي از اصلي ترين مزاياي سيستمهاي ERP به قرار زير است .
- تمرکز اطلاعات در بخشهاي مختلف سيستم که منجر به اخذ گزارشات يکپارچه جهت استفاده مديران براي تصميم گيري در سطوح کلان سازمان مي گردد .
- يکپارچه سازي اطلاعات بخشهاي مختلف (مالي ، خريد ، سفارشات مشتريان ، درخواستها و ...)
- کاهش اسناد کاغذي سازمان
- استاندارد سازي بخشهاي مختلف سيستم
- امکان نظارت بيشتر مديران سازمان به عملکرد بخشهاي مختلف
- تمرکز منابع سازمان
نتيجتا پس از بررسي موارد بالا چنانچه سازمان شما با اهداف بزرگ با صرف هزينه هاي بالا ، در پي حل مشکلات موجود است ، استفاده از اين گونه سيستمها را با در نظر گرفتن موارد بالا و پس از کارشناسي هاي لازم قابل بررسي مي باشد
لطفا منتظر باشید ...
