نويسنده : امين نجفي
ناشر : سايت همكاران سيستم
تاريخ انتشار : 28/01/1383
امروزه اهميت اطلاعات و اطلاع رساني بر كسي پوشيده نيست. اطلاعات بعنوان منبع اصلي قدرت و تسلط بر ديگران نقش مهمي را برعهده دارد. يكي از اساسي ترين و حياتي ترين كاربردهاي اطلاعات را مي توان در زمينه هاي مديريت مشاهده كرد. به كارگيري اطلاعات صحيح ، دقيق و بموقع در تصميم گيري ها ، برنامه ريزي ها و ديگر مسايل مديريت مي تواند در نوع سرنوشت سازمان بسيار موثر باشد . در عصر دانش كنوني، گسترش و پيچيدگي سازمان هاي تخصصي سيستم هاي مديريت سنتي را غيركارآمد ساخته و ابزار نوين و كارآمد امروز چيزي به جز سيستم هاي اطلاعات مديريت نيست.
سيستم هاي اطلاعات مديريت ، سيستم هاي رسمي و غير رسمي كه اطلاعات قديم ، حال و مربوط به آينده ، بصورت كتبي و شفاهي ، مرتبط با عمليات داخلي سازمان و محيط آن فراهم مي سازد و سپس به وسيله اطلاعات فراهم شده در چهارچوب زماني مقتضي به منظور به كاربردن در تصميم گيري از مديران ، پرسنل و اجزا كليدي محيط پشتيباني مي كند.
اجزاي سيستم هاي اطلاعات مديريت را مي توان به صورت زير تقسيم بندي كرد:
- مديريت سيستم هاي اطلاعاتي
- سيستم هاي پردازش
- اطلاعات
مديريت سيستم هاي اطلاعات:
مديران در مقابل تبادل اطلاعات و برقراي ارتباطات و رهبري سازماني خود در نقشهاي مختلف ظاهر مي شوند، اما اين قدرت مديريت اطلاعات آنهاست كه نوع نقشي را كه بايد ايفا كنند براي آنها تعيين مي كند.
- نقش هاي مديريت در سيستم هاي اطلاعات مديريت و سازمان:
1-1: تشريفاتي(شركت در مراسم)
1-2: رهبري(آموزش كاركنان و تصميم گيري)
1-3: ارتباطي(ارتباط با فرادستان،زيردستان،هم رديفان)
2-1:گيرنده(دريافت كننده اطلاعات)
2-2: نشردهنده(پخش در سازمان)
2-3: سخنگو(دادن اطلاعات به بيرون سازمان)
3-1: كارآفريني(تاثير نوآوري)
3-2: تشنج زدايي(حل مشكلات و بحران ها)
3-3: تخصيص منابع(مالي،اعتباري،انساني و.....)
3-4: مذاكره كننده(قراردادها،....)
سيستم هاي اطلاعات مديريت((MIS در سازمان ها از طريق مكانيزه كردن كامپيوتري تحقق مي يابد كه ايجاد سيستم اطلاعات كامپيوتري داراي مراحل مختلفي به شرح زير است(مدل مرحله اي نولان)
در اين مرحله سازمان با دستگاهي به نام كامپيوتر آشنا مي شود . كاهش هزينه ها و كاهش حجم اطلاعات روي كاغذ هدف استفاده از اين دستگاه است.
سرايت: تعريف كاربردهاي جديد براي كامپيوتر انجام مي شود و تقاضا براي استفاده از كامپيوتر افزايش مي يابد .
در اين مرحله مديريت احساس مي كند كه هزينه هاي استفاده از كامپيوتر افزايش پيدا كرده است و سعي در كنترل آن مي كند كه شروع به استفاده از سيستمي با عنوان DSS(Decision Support System)مي كند.
[ DSS (سيستم پشتيباني تصميم) موقعي عمل مي كند كه مسيله بروز كرده باشد . اين نوع سيستم ادامه يا مكمل سيستم گزارشهاي مديريت است كه از مدلهاي تصميم گيري و پايگاه داده هايي خاص در جهت پشتيباني از تصميمات نيمه ساخت يافته يا ساخت نيافته استفاده مي كند.]
سيستم هايي كه در دومين مرحله بطور مجزا پياده شده بودند با هم جمع شده به اين نحو كه داده ها از يك محدوده به محدوده ي ديگر جريان مي يابند. سيستم هاي فرعي پردازش داده با هم جمع شده و بين سيستم هاي فرعي اطلاعات ارتباط برقرار مي گردد.
مديريت داده از اهميت پايگاه داده براي پردازش داده آگاه مي شود و نرم افزاري با وظيفه اداره داده مطرح مي گردد.
تمام اجزاي سيستم هاي اطلاعات مديريت در جاي خود قرار مي گيرند.
متخصصان اطلاعاتي مدير مراحل
پشتيباني تعريف مسئله و اهداف برنامه ريزي
سيستم كنترل تجزيه تحليل و طراحي
جمع آوري منابع MIS كنترل پياده سازي
در دسترس قرار دادن منابع كنترل عمليات رفع نقص
در جدول فوق در هنگام آغاز، كليه متخصصان اطلاعاتي مديريت را از لحاظ داده هاي مورد نياز پشتيباني مي نمايند و مديريت وظيفه تعريف مسيله و اهداف كار را دارد و سپس براي تحقق امر، برنامه ريزي لازم انجام مي گيرد.
در مرحله بعد متخصصان تجزيه و تحليل و طراحي سيستم اطلاعاتي را انجام مي دهند و مديريت كنترل روند را بر عهدا دارد.
در گام سوم منابع مورد نياز براي سيستم هاي اطلاعات مديريت توسط متخصصان جمع آوري شده و پياده سازي سيستم صورت مي پذيرد و مديريت كنترل كننده آنها است.
در گام چهارم ارايه ي منابع MIS به شكل عملياتي و اجرايي صورت مي پذيرد و در اين مرحله نيز مديريت روند كار را تحت كنترل خود تا تحقق كامل دارد.
موضوع پردازش بر دو محور داده(Data) و اطلاعات(Information) استوار است كه ميتوان از داده و اطلاعات به شرح زير ياد كرد:
- داده ها عبارتند از سمبل ها و نشانه ها كه نمايانگر وقايعي هستند كه اتفاق افتاده است. اين سمبل ها بصورت كلمات و شكل ها و ... است.
- اطلاعات عبارت است از دانش درك گيرنده از پيامي كه دريافت مي كند. اگر پيامي چنين ويژگي را نداشته باشد از نظر گيرنده داده محسوب مي شود ، اطلاعات ممكن است در شكل زباني ، علايم رفتاري يا علايم و اشكال ديگر باشد و همچنين مفهوم اطلاعات و داده نسبي است.
پردازش داده و اطلاعات شامل ثبت ، مرتب كردن ، تركيب ، محاسبه ، جمع بندي ، ذخيره ، بازيافت ، توليد مجدد و... بوده است.
پس از پردازش برروي داده ها نتيجه كار توليد اطلاعات است. اطلاعات توليد شده داراي ارزش مخصوص به خود هستند حال آنكه ارزش اطلاعات بستگي به ميزان كمكي است كه به تصميم گيري مي كند و در رفتار مديريت بهبود ايجاد مي كند.
اطلاعات در هر شرايطي داراي ويژگي هاي خاصي است كه اين ويژگي ها بصورت زير است:
1- صحت اطلاعات : اطلاعات مي تواند صحيح يا غلط باشد كه در صورت غلط بودن توليد كننده اطلاعات مقصر است.
2- شكل اطلاعات: اطلاعات مي تواند به صورتهاي مختلف مانند اطلاعات عددي ، متني و ..... باشد.
3- تناوب يا تكرار: اطلاعات معمولا هر چند وقت يكبار تكرار مي شود ، مانند ترازنامه ساليانه ، حقوق و دستمزد ماهيانه و .....
4- مربوط بودن اطلاعات: اطلاعات وقتي مربوط محسوب مي شود كه براي وضعيت خاصي مورد نياز باشد.
5- كامل بودن اطلاعات: اطلاعات وقتي كامل است كه تمام نيازهاي مصرف كننده را برطرف كند.
6- بهنگام بودن اطلاعات: اطلاعات بايد به اقتضاي زمانش باشد.
7- وسعت اطلاعات: اطلاعات ممكن است حدود وسيعي يا مقدار كمي از حوضه فعاليت را پوشش دهد.
8- مبدا اطلاعات: اطلاعات مي تواند از منابع داخلي سازمان يا خارج سازمان باشد.
9- افق زماني اطلاعات: اطلاعات ممكن است مربوط به حال ، آينده يا گذشته باشد.
10- منبع اطلاعات: منبع اطلاعات مي تواند به دو دسته زير تقسيم شود:
- مشاهده
- تجربي
- بررسي هاي پيمايشي
- برآوردهاي ذهني
- اطلاعاتي كه از منابع خارجي خريداري مي شوند
- تهيه اطلاعات ازانتشارات ،رسانه هاي مكتوب ،ارگان ها ،سازمان هاي دولتي
يكي از مهم ترين راههاي ارائه اطلاعات ،تهيه گزارش اطلاعات است كه در طبقه بندي زير تهيه مي شود:
حاوي اطلاعاتي كه مديران را از اوضاع جاري يا سطح دستاوردهاي سازمان مطلع مي كند به طور مثال : ميزان فروش روزانه.
مديران را در جريان بسياري از مسائل جاري در بحران ها قرار مي دهد و در عين حال از پيشرفت ها گزارش مي دهد.بطور مثال : پيشرفت هاي رقبا.
مبين وقوع تغييراتي است كه بصورت ظهور فرصت ها،پيش بيني مشكلات و... ظاهر مي شوند. بطور مثال :نوسانات چشمگير قيمت مواد اوليه.
اطلاعات مربوط به برنامه ريزي شامل پيشرفتهاي عمده و برنامه هايي است كه بايد در آينده آغاز شوند.مانند: برنامه هاي شركت براي بدست گرفتن سهم بازار.
شامل شاخص هاي مهم و كليدي در خصوص عملكرد سازمان است و از موقعيت هايي گزارش مي دهد كه نتايج سلامتي يا بيماري سازمان را نشان مي دهد مانند:نرخ برگشت سرمايه.
اطلاعات و اظهار نظرها درباره فعاليت ها در محيط يك سازمان شامل دامنه وسيعي از زمينه هاي مختلف نظير تغييرات مربوط به صنعت و رقبا ، نوسانات مالي ، شايعات و .....
شامل اطلاعاتي است كه مديران مايلند آنها را قبل از توزيع بين سهام داران و يا رسانه هاي خبري مورد بررسي قرار دهند مانند گزارش ترازنامه.
در پايان بدين سخن بسنده مي شود كه توليد يا كسب اطلاعات صحيح باعث شناسايي سريع تر و بهتر عوامل و موقعيت هايي كه موفقيت و عدم موفقيت يك سازمان را تعيين مي كنند مي شود و سبب تصميم گيري صحيح مديريت در رابطه با آنها مي گردد