اما نکته مهم اين است که تغييرات واقعي که مي تواند ارزش بالقوه اطلاعات را افزايش دهد ، توانايي سازمانها در استفاده از اين منبع مهم ، از طريق کاربرد فن آوري جديد است لذا با استفاده از تجهيزات کامپيوتري و پايگاه داده ها ، مي توان به طور منظم ليست قيمت و بروشور براي مشتريان احتمالي ارسال نمود .
اطلاعات يک منبع ارزشمند براي اتخاذ تصميمات کوتاه مدت و تاکتيکي است که در عمليات روزمره سازمان جاري مي باشد .
اطلاعات علاوه بر مزاياي کوتاه مدت و بلند مدت براي سازمان مزاياي استراتژيک نيز براي سازمان دربردارد سازمان از نظر استراتژيک بايد يک نگاه جامع نسبت به آينده بازار و برنامه ريزي خود در يک چارچوب زماني 5 تا 7 ساله داشته باشد بديهي است اين برنامه ريزي همراه با ريسک و عدم اطمينان همراه است اما اگر مديريت بتواند اطلاعات صحيحي از وضعيت و تحولات و روند محيط بيروني داشته باشد ، مي تواند منجر به کاهش خطرات شود .
بدين ترتيب هر سازماني که داده هاي صحيح ، دقيق ، بهنگام و جامع در اختيار داشته باشد و بتواند در کمترين زمان ، به داده هاي مورد نيازش دستيابي داشته باشد ، موفق تر است نقش داده ها و اطلاعات در مديريت سازمانها ، نقش حياتي و اساسي است هر چه فضاي اطلاعات يک سازمان دقيقتر ، شفافتر ، منسجم تر و سيستماتيک تر باشد ، سازمان بهتر مي تواند به اهدافش نائل آيد. اطلاعات يکي از مهمترين منابعي است که در اختيار مديران قراردارد لذا مديران بايد بتوانند آن را مانند هر منبع ديگري مديريت نمايند .
عمومي ترين سيستمهاي اطلاعاتي که در سازمانها مورد بهره برداري قرار مي گيرند عبارتند از سيستم پردازش عمليات ، سيستم اطلاعات مديريت ، سيستم پشتيباني تصميم گيري و سيستم خبره .
سيستم پشتيباني مديران اجرايي نيز که هدفش حمايت از مديران ارشد و اجرايي از طريق ترکيب سيستم ها مي باشد از ديگر انواع سيستم هاي اطلاعاتي مي باشد.
هدف اين سيستم کاهش هزينه ها و افزايش کارايي سازمان از طريق انجام پردازشهاي حجيم با سرعت بالا مي باشد . سيستم پردازش عمليات مجموعه اي از افراد ، دستورالعملها ، حافظه و تجهيزات است که به جمع آوري ، پردازش و ثبت عمليات سازماني مي پردازد اين سيستم مشابه سيستمهاي دستي است که امور مربوط به محاسبات ، جمع بندي و ارائه گزارش از عمليات را با سرعت و دقت بالا انجام مي دهد.
دومين نسل از سيستم هاي اطلاعاتي است که بطور خاصي گزارشات لازم از سيستم هاي پردازشي تعاملات را بطور ترکيبي تهيه و در اختيار مديران قرار مي دهد به همين دليل به آن سيستم گزارش دهي مديريت نيز گفته مي شود. سيستم هاي پردازش عمليات در هر يک از زمينه هاي خاصِ عمليات ، طراحي و گزارشات مربوط به آن عمليات را ارائه مي نمايند ولي نياز مديران سطوح مياني به گزارشات ترکيبي از زمينه هاي عمليات مختلف ، ضرورت طراحي چنين سيستمي را در اواخر دهه 1960 مطرح و با ابداع پايگاه داده ها و نيز سيستم مديريت پايگاه داده ها ، مديران توانستند به گزارشات مورد نياز خود دست يابند .
سيستم اطلاعات مديريت مجموعه اي نظام يافته از افراد ، دستورالعملها ، پايگاه داده ها و تجهيزات است که گزارشات روزمره مورد نياز مديران را جهت تصميم گيري ارائه مي نمايد .
سيستم اطلاعات مديريت ، سيستمي است جامع و يکپارچه ، کامپيوتري ، کاربر - ماشين ، که نتيجه عملکرد آن ارائه اطلاعات جهت پشتيباني مديران در سازمان است .
در تعريف فوق ، جامع و يکپارچه به اين مفهوم است که سيستم اطلاعات مديريت بايد بتواند امکان استفاده کاربران متعدد را از يک پايگاه يا بانک اطلاعاتي مشترک امکان پذير سازد .
لذا با افزايش تعداد كاربران و حجم داده ها ، به منظور مديريت صحيح اطلاعات و استفاده بهينه از داده ها، سيستم اطلاعات مديريت نياز به يك ( DataBase Management System) DBMS خواهد داشت .(1) كه با ايجاد پايگاههاي داده چند اتصاله ( Distribute Data Base ) تضاد اطلاعاتي در اثر تنوع سيستمي در يك سازمان ( Enterprise ) ، حذف خواهد شد و اين همان مفهوم جامع و يكپارچه در سيستم اطلاعات مديريت خواهد بود .
پس به طور خلاصه مي توان علل نياز به سيستم هاي اطلاعات را به شرح زير تقسيم بندي کرد:
الف - بهبود عملکرد ب - بهبود جريان اطلاعات ج - بهبود وضعيت اقتصادي د - بهبود نظارت و کنترل ه - بهبود و ارتقاي بهره وري و - بهبود ارائه خدمات (1). DBMS ها با كاربردهاي متفاوتي در بازار وجود دارند از جمله DB2 محصول شركت IBM ؛ Oracle وMS-SQL Server .
مصطفي اميني © کپي رايت توسط .:مقاله نت.: بزرگترين بانك مقالات دانشجويي کليه حقوق مادي و معنوي مربوط و متعلق به اين سايت و گردآورندگان و نويسندگان مقالات است.)